導入経緯

システム開発業務において、協業しているパートナー会社とのファイル共有やコミュニケーションが課題としてありました。
特に、開発資材や開発資料等については、メールやFTPなどを使ってやり取りを行っていましたが、以下のような課題がありました。

• ファイルのやり取りに手間がかかり、ミスが発生するリスクがあった。
• ファイルのバージョン管理が難しく、最新のファイルがわからないことがあった。
• コミュニケーションの窓口が複数あり、連絡が漏れることがあった。

これらの課題を解決するために、共有ドライブの利用を検討していました。
共有ドライブを利用することで、以下のようなメリットが期待できました。

• ファイルのやり取りが簡単になり、ミスが減少する。
• ファイルのバージョン管理が容易になり、最新のファイルがわかる。
• コミュニケーションの窓口が1つになり、連絡漏れが減少する。

そこで、GoogleWorkspaceのサービスを知り、導入を検討することにしました。
GoogleWorkspaceには、共有ドライブのほかにも、メールやチャットなどの機能が充実しており、システム開発業務に必要な機能をすべて提供できることから興味がありました。

導入の決めて

検討をしていた時期にこれまで使っていたチャットツールが有料化になったことでそのまま使い続けるか別なアプリを利用するか決める必要がありました。

• 業務に必要な機能をすべて備えているか
• コストパフォーマンスが優れているか
• 使い勝手がよいか

検討の結果、共有ドライブやチャットアプリなど、業務で必要としているサービスがオールインワンで備わっているGoogleWorkspaceの利用がベストと考えました。
また、パートナー企業もGoogleWorkspaceを利用しており、同じアプリを利用することで、運用面でも利便性が高いと考えたことが決め手となりました。

ご利用状況

課題であったファイル共有については、自社で用意した共有ドライブに成果物やその他ファイルをアップロードしてもらうことで、ファイルの管理が格段に効率化されました。共有するドメインを指定できるため、セキュリティポリシーに基づいてファイルの共有を管理できます。チャットについても、スレッド管理やファイルの添付など、これまで使っていたチャットツールとほぼ同じ機能が用意されており、アプリの変更に伴うコストや手間を抑えてスムーズに移行することができました。

お客様紹介

システム開発事業部　ユニットリーダー
横井 源太 様

会社名	アーバン・コーポレーション株式会社
所在地	〒220-0011 横浜市西区高島1-2-5　横濱ゲートタワー16F
HP	http://urban-web.co.jp/
会社紹介	様々な業種のシステム開発を行う事業及び、法人、団体、個人事業主様向けサービスとして、 領収証の仕訳から帳簿類の作成など決算や申告に必要な経理作業を代行する事業も行っております。